ทำงานตามคิว ตรวจใบสมัคร และส่งต่อเอกสารตามสถานะเดียวกัน
คู่มือฉบับนี้เรียงตามงานจริงของเจ้าหน้าที่สาขาวิชา ตั้งแต่เข้าสู่ระบบ ตรวจข้อมูลนักศึกษา พิจารณาใบสมัคร สร้างชุดเอกสาร ส่งต่อคณะ บันทึกผลตอบรับ และจัดทำหนังสือส่งตัว
เข้าสู่ระบบด้วย KKU SSO และตรวจสอบสิทธิ์สาขาวิชา
เริ่มงานผ่านบัญชีมหาวิทยาลัยและตรวจสอบว่าสาขาวิชาที่รับผิดชอบปรากฏในเมนู ก่อนเปิดข้อมูลนักศึกษาหรือดำเนินการด้านเอกสาร
- เลือก “เข้าสู่ระบบ” จากเมนูหลัก ระบบจะพาไปยัง KKU SSO โดยไม่ใช้ Google Login หรือ Google OAuth
- หลังเข้าสู่ระบบ เมนู “สาขาวิชา” จะแสดงเฉพาะสาขาที่บัญชีนี้ได้รับมอบหมาย หรือแสดงทุกสาขาสำหรับผู้ดูแลระบบ
- หากไม่พบสาขาที่รับผิดชอบ ให้หยุดก่อนดำเนินงานและติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบสิทธิ์
ทำความเข้าใจเมนูภายในพื้นที่ทำงานของสาขาวิชา
ทุกหน้าหลักของสาขามีเมนูย่อยชุดเดียวกัน เพื่อให้สลับระหว่างคิวงาน ข้อมูลพื้นฐาน และชุดเอกสารได้โดยไม่ต้องย้อนกลับเมนูหลัก
- “ภาพรวม” เปิดคิวงานเจ้าหน้าที่และรายการที่ต้องดำเนินการต่อ
- “ข้อมูลสาขาวิชา” ใช้ตรวจข้อมูลติดต่อ อาจารย์ หลักสูตร รายวิชา นักศึกษา และการตั้งค่าเอกสารสมัคร
- “ชุดเอกสาร” ใช้สร้างและติดตามหนังสือขอความอนุเคราะห์ตั้งแต่สาขาจัดเตรียมจนส่งสถานประกอบการ
เริ่มงานจากคิวเจ้าหน้าที่สาขาวิชา
หน้า Dashboard รวมงานที่ต้องติดตามไว้ในจุดเดียว พร้อมเรียงงานสำคัญและงานที่รอนานขึ้นก่อน เพื่อช่วยลดการค้นหานักศึกษาทีละคน
- ตรวจการ์ดสรุป รอตรวจข้อมูล รอตรวจใบสมัคร รอผลตอบรับ และงานชุดเอกสาร
- กรองตามประเภทงาน เลือกสาขา หรือค้นหาด้วยรหัส ชื่อ และอีเมลนักศึกษา
- เปิดงานจากปุ่มดำเนินการหลักเพียงปุ่มเดียวของแต่ละรายการ และตรวจข้อความ “รอมาแล้ว” เพื่อจัดลำดับความเร่งด่วน
ตรวจข้อมูลพื้นฐาน อาจารย์ และหลักสูตรของสาขาวิชา
ข้อมูลพื้นฐานของสาขาเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับรายชื่อนักศึกษา การจัดกลุ่ม และเอกสารราชการ จึงควรตรวจให้ถูกต้องก่อนเริ่มงานในแต่ละรอบ
- ตรวจชื่อสาขา เลขที่หนังสือ และข้อมูลติดต่อที่ใช้ในเอกสารหรือการประสานงาน
- เปิดรายชื่ออาจารย์ประจำสาขาเพื่อตรวจความครบถ้วนของผู้เกี่ยวข้อง
- ตรวจหลักสูตรของนักศึกษา เพราะการสร้างชุดเอกสารหลายคนกำหนดให้อยู่หลักสูตรเดียวกัน
จัดการรายวิชา ภาคการศึกษา และรายชื่อนักศึกษา
รายวิชาใช้เป็นรายการติดตามนักศึกษาในแต่ละภาคและปีการศึกษา โดยระบบแสดงสถานะเปิดหรือปิดเพื่อป้องกันการเลือกวิชาเก่าผิดรอบ
- เลือกปีการศึกษาและภาคการศึกษา หรือเลือกดูทั้งหมดเพื่อค้นหารายวิชาเดิม
- ตรวจรหัส ชื่อวิชา จำนวนนักศึกษา และสถานะ Active/Inactive ก่อนเปิดรายชื่อ
- วิชาที่ปิดใช้งานจะไม่เป็นตัวเลือกใหม่ แต่ยังแสดงกับนักศึกษาที่ผูกไว้เดิมเพื่อรักษาประวัติ
กำหนดเอกสารประกอบการสมัครเพิ่มเติมของสาขาวิชา
แต่ละสาขาสามารถกำหนดรายการเอกสารเพิ่มเติมให้ตรงกับข้อกำหนดของตนเอง โดยรายการที่เปิดใช้งานจะปรากฏในขั้นตอนส่งใบสมัครของนักศึกษา
- เพิ่มหรือแก้ไขชื่อเอกสารและคำอธิบายให้ผู้ส่งเข้าใจว่าต้องเตรียมอะไร
- กำหนดเป็นเอกสารบังคับหรือไม่บังคับ และจัดลำดับรายการให้เหมาะกับการตรวจ
- ปิดใช้งานรายการที่ไม่ใช้ในรอบใหม่แทนการลบประวัติของใบสมัครเดิม
ตรวจข้อมูลนักศึกษาและพิจารณาใบสมัคร
เจ้าหน้าที่ตรวจข้อมูลพื้นฐานก่อนอนุมัติให้เริ่มกระบวนการ และตรวจใบสมัครอีกครั้งเมื่อเอกสารพร้อมหรือถูกส่งกลับมาแก้ไข
- ตรวจชื่อ รหัส อีเมล สาขา หลักสูตร และรายวิชาให้ตรงกับข้อมูลจริง
- ตรวจสถานประกอบการ ตำแหน่ง ผู้รับหนังสือ ไฟล์สมัคร และเอกสารเพิ่มเติมของสาขาให้ครบ
- เลือกผลผ่านหรือไม่ผ่าน พร้อมบันทึกเหตุผลที่ชัดเจนเมื่อส่งกลับ เพื่อให้นักศึกษาแก้ไขและส่งใหม่ได้ถูกจุด
อ่าน Next Action และ Progress 6 ระยะของนักศึกษา
แดชบอร์ดรายบุคคลสรุปสถานะล่าสุด งานถัดไป และเส้นทางตั้งแต่เลือกสถานประกอบการจนถึงหนังสือส่งตัว เพื่อให้เจ้าหน้าที่และนักศึกษาเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน
- อ่านการ์ด Next Action ก่อน เพื่อทราบว่าขณะนี้ใครเป็นผู้รับผิดชอบและควรเปิดหน้าใด
- ตรวจ Progress 6 ระยะเพื่อแยกงานที่เสร็จแล้ว งานที่ถูกล็อก และงานที่รอเจ้าหน้าที่หรือคณะ
- ตรวจสถานะชุดเอกสารและผลตอบรับในส่วนหนังสือขอความอนุเคราะห์ก่อนดำเนินขั้นตอนถัดไป
สร้างชุดหนังสือขอความอนุเคราะห์
เมื่อนักศึกษาผ่านการตรวจใบสมัคร เจ้าหน้าที่สามารถสร้างชุดเอกสารเพื่อส่งให้คณะดำเนินการ โดยจัดกลุ่มตามสถานประกอบการและหลักสูตร
- เลือกประเภทหนังสือภายนอกหรือภายในมหาวิทยาลัยให้ตรงกับปลายทาง
- เลือกนักศึกษาอย่างน้อยหนึ่งคน โดยนักศึกษาในชุดเดียวกันต้องอยู่สถานประกอบการและหลักสูตรเดียวกัน
- ระบบไม่อนุญาตให้สร้างชุดซ้ำสำหรับโครงการที่อยู่ในชุดซึ่งยังไม่ถูกยกเลิก
จัดเตรียม ส่งคณะ และรับเอกสารฉบับลงนาม
ชุดเอกสารมีสถานะต่อเนื่องตั้งแต่สาขาจัดเตรียม คณะตรวจสอบ เสนอผู้บริหารลงนาม จนคณะปล่อยเอกสารกลับให้สาขาดาวน์โหลด
- ดาวน์โหลดไฟล์ Word ตรวจแก้ และอัปโหลดฉบับที่สาขาจัดเตรียมก่อนส่งให้คณะ
- หากคณะส่งกลับแก้ไข ให้อ่านเหตุผล อัปโหลดฉบับใหม่ และส่งคณะอีกครั้ง
- ติดตามสถานะ คณะรับดำเนินการ อยู่ระหว่างเสนอผู้บริหาร อัปโหลดเอกสารลงนามแล้ว และสาขาวิชาดาวน์โหลดได้
ส่งเอกสารให้สถานประกอบการและบันทึกผลตอบรับ
หลังดาวน์โหลดเอกสารฉบับลงนามและส่งให้สถานประกอบการแล้ว ต้องบันทึกสถานะส่งบริษัทในชุดเอกสารก่อน ระบบจึงเปิดให้บันทึกผลตอบรับ
- ยืนยันในหน้าชุดเอกสารว่าได้ส่งเอกสารให้สถานประกอบการแล้ว สถานะต้องเป็น “ส่งสถานประกอบการแล้ว”
- บันทึกผลเป็น รอตอบรับ ยินดีรับ หรือไม่รับ พร้อมหมายเหตุและข้อมูลผู้ประสานงานตามที่ได้รับ
- เมื่อยินดีรับ ให้ตรวจวันที่เริ่มและสิ้นสุดการปฏิบัติงาน เพราะข้อมูลนี้ใช้สร้างหนังสือส่งตัว
จัดทำหนังสือส่งตัวและตรวจสอบความครบถ้วนก่อนจบงาน
เมื่อตอบรับเป็นยินดีรับและมีช่วงวันที่ปฏิบัติงานครบ ระบบจะเปิดขั้นตอนหนังสือส่งตัวสำหรับนักศึกษารายบุคคลหรือกลุ่มที่มีเงื่อนไขตรงกัน
- ตรวจชื่อสถานประกอบการ รายชื่อนักศึกษา หลักสูตร ผู้รับหนังสือ และช่วงวันที่ปฏิบัติงานอีกครั้ง
- เลือกหนังสือส่งตัวภายนอกหรือภายในมหาวิทยาลัยให้ตรงกับประเภทหน่วยงาน
- ดาวน์โหลดเอกสาร ตรวจความถูกต้องของไฟล์ และใช้ประวัติสถานะในระบบสำหรับติดตามย้อนหลังเมื่อมีข้อสงสัย