jirasa@kku.ac.th 08-4600-1149
คู่มือเจ้าหน้าที่สาขาวิชา CWIE@SC.KKU

ทำงานตามคิว ตรวจใบสมัคร และส่งต่อเอกสารตามสถานะเดียวกัน

คู่มือฉบับนี้เรียงตามงานจริงของเจ้าหน้าที่สาขาวิชา ตั้งแต่เข้าสู่ระบบ ตรวจข้อมูลนักศึกษา พิจารณาใบสมัคร สร้างชุดเอกสาร ส่งต่อคณะ บันทึกผลตอบรับ และจัดทำหนังสือส่งตัว

เข้าสู่ระบบด้วย KKU SSO และตรวจสอบสิทธิ์สาขาวิชา

เริ่มงานผ่านบัญชีมหาวิทยาลัยและตรวจสอบว่าสาขาวิชาที่รับผิดชอบปรากฏในเมนู ก่อนเปิดข้อมูลนักศึกษาหรือดำเนินการด้านเอกสาร

  • เลือก “เข้าสู่ระบบ” จากเมนูหลัก ระบบจะพาไปยัง KKU SSO โดยไม่ใช้ Google Login หรือ Google OAuth
  • หลังเข้าสู่ระบบ เมนู “สาขาวิชา” จะแสดงเฉพาะสาขาที่บัญชีนี้ได้รับมอบหมาย หรือแสดงทุกสาขาสำหรับผู้ดูแลระบบ
  • หากไม่พบสาขาที่รับผิดชอบ ให้หยุดก่อนดำเนินงานและติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบสิทธิ์
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ต้องใช้อีเมลเดียวกับที่กำหนดไว้ในข้อมูลเจ้าหน้าที่สาขา และไม่ควรเปิดลิงก์หน้าสาขาของผู้อื่นโดยตรง

ทำความเข้าใจเมนูภายในพื้นที่ทำงานของสาขาวิชา

ทุกหน้าหลักของสาขามีเมนูย่อยชุดเดียวกัน เพื่อให้สลับระหว่างคิวงาน ข้อมูลพื้นฐาน และชุดเอกสารได้โดยไม่ต้องย้อนกลับเมนูหลัก

  • “ภาพรวม” เปิดคิวงานเจ้าหน้าที่และรายการที่ต้องดำเนินการต่อ
  • “ข้อมูลสาขาวิชา” ใช้ตรวจข้อมูลติดต่อ อาจารย์ หลักสูตร รายวิชา นักศึกษา และการตั้งค่าเอกสารสมัคร
  • “ชุดเอกสาร” ใช้สร้างและติดตามหนังสือขอความอนุเคราะห์ตั้งแต่สาขาจัดเตรียมจนส่งสถานประกอบการ
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ใช้ปุ่มเมนูภายในสาขาเป็นเส้นทางหลัก เพราะเมนูเอกสารแบบเดิมไม่ได้แสดงเป็นเมนูหลักแล้ว

เริ่มงานจากคิวเจ้าหน้าที่สาขาวิชา

หน้า Dashboard รวมงานที่ต้องติดตามไว้ในจุดเดียว พร้อมเรียงงานสำคัญและงานที่รอนานขึ้นก่อน เพื่อช่วยลดการค้นหานักศึกษาทีละคน

  • ตรวจการ์ดสรุป รอตรวจข้อมูล รอตรวจใบสมัคร รอผลตอบรับ และงานชุดเอกสาร
  • กรองตามประเภทงาน เลือกสาขา หรือค้นหาด้วยรหัส ชื่อ และอีเมลนักศึกษา
  • เปิดงานจากปุ่มดำเนินการหลักเพียงปุ่มเดียวของแต่ละรายการ และตรวจข้อความ “รอมาแล้ว” เพื่อจัดลำดับความเร่งด่วน
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: คิวเป็นตัวช่วยนำทาง แต่ให้ยึดข้อความและเงื่อนไขที่หน้าเป้าหมายอนุญาตจริง โดยเฉพาะขั้นตอนชุดเอกสารและผลตอบรับ

ตรวจข้อมูลพื้นฐาน อาจารย์ และหลักสูตรของสาขาวิชา

ข้อมูลพื้นฐานของสาขาเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับรายชื่อนักศึกษา การจัดกลุ่ม และเอกสารราชการ จึงควรตรวจให้ถูกต้องก่อนเริ่มงานในแต่ละรอบ

  • ตรวจชื่อสาขา เลขที่หนังสือ และข้อมูลติดต่อที่ใช้ในเอกสารหรือการประสานงาน
  • เปิดรายชื่ออาจารย์ประจำสาขาเพื่อตรวจความครบถ้วนของผู้เกี่ยวข้อง
  • ตรวจหลักสูตรของนักศึกษา เพราะการสร้างชุดเอกสารหลายคนกำหนดให้อยู่หลักสูตรเดียวกัน
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: หากข้อมูลพื้นฐานหรือหลักสูตรไม่ถูกต้อง ควรแก้ก่อนสร้างเอกสารเพื่อไม่ให้ข้อมูลผิดถูกส่งต่อไปยังคณะหรือสถานประกอบการ

จัดการรายวิชา ภาคการศึกษา และรายชื่อนักศึกษา

รายวิชาใช้เป็นรายการติดตามนักศึกษาในแต่ละภาคและปีการศึกษา โดยระบบแสดงสถานะเปิดหรือปิดเพื่อป้องกันการเลือกวิชาเก่าผิดรอบ

  • เลือกปีการศึกษาและภาคการศึกษา หรือเลือกดูทั้งหมดเพื่อค้นหารายวิชาเดิม
  • ตรวจรหัส ชื่อวิชา จำนวนนักศึกษา และสถานะ Active/Inactive ก่อนเปิดรายชื่อ
  • วิชาที่ปิดใช้งานจะไม่เป็นตัวเลือกใหม่ แต่ยังแสดงกับนักศึกษาที่ผูกไว้เดิมเพื่อรักษาประวัติ
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ตรวจภาคและปีการศึกษาควบคู่กับรหัสวิชาเสมอ เพราะรายวิชาเดียวกันอาจเปิดใช้งานหลายรอบ

กำหนดเอกสารประกอบการสมัครเพิ่มเติมของสาขาวิชา

แต่ละสาขาสามารถกำหนดรายการเอกสารเพิ่มเติมให้ตรงกับข้อกำหนดของตนเอง โดยรายการที่เปิดใช้งานจะปรากฏในขั้นตอนส่งใบสมัครของนักศึกษา

  • เพิ่มหรือแก้ไขชื่อเอกสารและคำอธิบายให้ผู้ส่งเข้าใจว่าต้องเตรียมอะไร
  • กำหนดเป็นเอกสารบังคับหรือไม่บังคับ และจัดลำดับรายการให้เหมาะกับการตรวจ
  • ปิดใช้งานรายการที่ไม่ใช้ในรอบใหม่แทนการลบประวัติของใบสมัครเดิม
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ตรวจรายการเอกสารก่อนเปิดรอบรับสมัคร เพราะการเปลี่ยนรายการหลังนักศึกษาส่งแล้วอาจทำให้เกณฑ์ตรวจแต่ละคนไม่เหมือนกัน

ตรวจข้อมูลนักศึกษาและพิจารณาใบสมัคร

เจ้าหน้าที่ตรวจข้อมูลพื้นฐานก่อนอนุมัติให้เริ่มกระบวนการ และตรวจใบสมัครอีกครั้งเมื่อเอกสารพร้อมหรือถูกส่งกลับมาแก้ไข

  • ตรวจชื่อ รหัส อีเมล สาขา หลักสูตร และรายวิชาให้ตรงกับข้อมูลจริง
  • ตรวจสถานประกอบการ ตำแหน่ง ผู้รับหนังสือ ไฟล์สมัคร และเอกสารเพิ่มเติมของสาขาให้ครบ
  • เลือกผลผ่านหรือไม่ผ่าน พร้อมบันทึกเหตุผลที่ชัดเจนเมื่อส่งกลับ เพื่อให้นักศึกษาแก้ไขและส่งใหม่ได้ถูกจุด
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ผลการตรวจใบสมัครเป็นเงื่อนไขเปิดขั้นตอนเอกสารราชการ จึงควรตรวจข้อมูลที่ใช้สร้างหนังสือให้ครบก่อนกดผ่าน

อ่าน Next Action และ Progress 6 ระยะของนักศึกษา

แดชบอร์ดรายบุคคลสรุปสถานะล่าสุด งานถัดไป และเส้นทางตั้งแต่เลือกสถานประกอบการจนถึงหนังสือส่งตัว เพื่อให้เจ้าหน้าที่และนักศึกษาเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน

  • อ่านการ์ด Next Action ก่อน เพื่อทราบว่าขณะนี้ใครเป็นผู้รับผิดชอบและควรเปิดหน้าใด
  • ตรวจ Progress 6 ระยะเพื่อแยกงานที่เสร็จแล้ว งานที่ถูกล็อก และงานที่รอเจ้าหน้าที่หรือคณะ
  • ตรวจสถานะชุดเอกสารและผลตอบรับในส่วนหนังสือขอความอนุเคราะห์ก่อนดำเนินขั้นตอนถัดไป
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ใช้สถานะบนแดชบอร์ดเป็นภาพรวม และใช้หน้าเป้าหมายเป็นตัวตัดสินขั้นสุดท้ายว่าสามารถบันทึกหรือส่งต่อได้หรือไม่

สร้างชุดหนังสือขอความอนุเคราะห์

เมื่อนักศึกษาผ่านการตรวจใบสมัคร เจ้าหน้าที่สามารถสร้างชุดเอกสารเพื่อส่งให้คณะดำเนินการ โดยจัดกลุ่มตามสถานประกอบการและหลักสูตร

  • เลือกประเภทหนังสือภายนอกหรือภายในมหาวิทยาลัยให้ตรงกับปลายทาง
  • เลือกนักศึกษาอย่างน้อยหนึ่งคน โดยนักศึกษาในชุดเดียวกันต้องอยู่สถานประกอบการและหลักสูตรเดียวกัน
  • ระบบไม่อนุญาตให้สร้างชุดซ้ำสำหรับโครงการที่อยู่ในชุดซึ่งยังไม่ถูกยกเลิก
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ตรวจรายชื่อ บริษัท หลักสูตร และประเภทหนังสือก่อนสร้าง เพราะข้อมูลชุดนี้จะใช้สร้าง Word และติดตาม workflow ต่อเนื่อง

จัดเตรียม ส่งคณะ และรับเอกสารฉบับลงนาม

ชุดเอกสารมีสถานะต่อเนื่องตั้งแต่สาขาจัดเตรียม คณะตรวจสอบ เสนอผู้บริหารลงนาม จนคณะปล่อยเอกสารกลับให้สาขาดาวน์โหลด

  • ดาวน์โหลดไฟล์ Word ตรวจแก้ และอัปโหลดฉบับที่สาขาจัดเตรียมก่อนส่งให้คณะ
  • หากคณะส่งกลับแก้ไข ให้อ่านเหตุผล อัปโหลดฉบับใหม่ และส่งคณะอีกครั้ง
  • ติดตามสถานะ คณะรับดำเนินการ อยู่ระหว่างเสนอผู้บริหาร อัปโหลดเอกสารลงนามแล้ว และสาขาวิชาดาวน์โหลดได้
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ใช้ไฟล์ล่าสุดของชุดเอกสารเสมอ และไม่ส่งไฟล์ให้สถานประกอบการจนกว่าจะได้รับฉบับลงนามที่คณะปล่อยกลับมา

ส่งเอกสารให้สถานประกอบการและบันทึกผลตอบรับ

หลังดาวน์โหลดเอกสารฉบับลงนามและส่งให้สถานประกอบการแล้ว ต้องบันทึกสถานะส่งบริษัทในชุดเอกสารก่อน ระบบจึงเปิดให้บันทึกผลตอบรับ

  • ยืนยันในหน้าชุดเอกสารว่าได้ส่งเอกสารให้สถานประกอบการแล้ว สถานะต้องเป็น “ส่งสถานประกอบการแล้ว”
  • บันทึกผลเป็น รอตอบรับ ยินดีรับ หรือไม่รับ พร้อมหมายเหตุและข้อมูลผู้ประสานงานตามที่ได้รับ
  • เมื่อยินดีรับ ให้ตรวจวันที่เริ่มและสิ้นสุดการปฏิบัติงาน เพราะข้อมูลนี้ใช้สร้างหนังสือส่งตัว
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ระบบฝั่ง Server ไม่อนุญาตให้บันทึกผลตอบรับก่อนส่งเอกสารให้บริษัท แม้เปิดหน้าบันทึกผลตอบรับได้จากลิงก์อื่น

จัดทำหนังสือส่งตัวและตรวจสอบความครบถ้วนก่อนจบงาน

เมื่อตอบรับเป็นยินดีรับและมีช่วงวันที่ปฏิบัติงานครบ ระบบจะเปิดขั้นตอนหนังสือส่งตัวสำหรับนักศึกษารายบุคคลหรือกลุ่มที่มีเงื่อนไขตรงกัน

  • ตรวจชื่อสถานประกอบการ รายชื่อนักศึกษา หลักสูตร ผู้รับหนังสือ และช่วงวันที่ปฏิบัติงานอีกครั้ง
  • เลือกหนังสือส่งตัวภายนอกหรือภายในมหาวิทยาลัยให้ตรงกับประเภทหน่วยงาน
  • ดาวน์โหลดเอกสาร ตรวจความถูกต้องของไฟล์ และใช้ประวัติสถานะในระบบสำหรับติดตามย้อนหลังเมื่อมีข้อสงสัย
จุดที่ควรเน้นในคู่มือ: ก่อนส่งเอกสารจริงควรเปิดไฟล์ตรวจชื่อ วันที่ และจำนวนผู้เข้าร่วมทุกครั้ง เพราะข้อมูลเหล่านี้มาจากหลายขั้นตอนก่อนหน้า